Einfache Sprache, leicht lesbare Texte

Tipps für Ihre Kundenkommunikation

Mit leicht verständlichen Texten schaffen Sie Nähe. Mit klaren Botschaften gelangen Sie in die Köpfe Ihrer KundInnen. Verwenden Sie Formulierungen, die leicht lesbar sind. Schreiben Sie so, dass Sie mit Ihren KundInnen auf gleicher Augenhöhe kommunizieren.

Was für Sie geläufig ist, kann für andere undurchschaubar sein. Denken Sie an die verschiedenen Fachsprachen  

Vermeiden Sie „Fachchinesisch“ bzw. Fachausdrücke, die nur in Ihrer Branche bekannt sind. Überlegen Sie, ob Sie wirklich englische Ausdrücke verwenden sollten. Das klingt vielleicht modern, ist aber für manche unverständlich.

Raus aus der Fachsprache

Sie kennen diese Situation sicher: Sie sitzen bei einem Arzt und er erklärt Ihnen Ihren Befund in seiner Fachsprache. Sie werden sehr schnell nach einer Übersetzung fragen. So verhält es sich mitunter in Ihren Kundengesprächen. Ihr Gegenüber versteht nur „Bahnhof“, möchte sich aber keine Blöße geben. Wieso also nicht gleich in der Sprache der KundInnen und damit auf gleicher Augenhöhe kommunizieren?

Eine Vielzahl von Websites, Produktfoldern, AGBs, usw. ist vollgepackt mit Fachbegriffen. Mit Begriffen, die Ihnen als ExpertIn geläufig sind. Für Ihre KundInnen stellen sie oftmals eine Hürde dar.

Eine einfache Sprache ist wirkungsvoll und erzeugt Nähe

Versuchen Sie einmal bewusst, alle Fachbegriffe durch einfache Begriffe zu ersetzen oder die Fachbegriffe zu beschreiben. Versetzen Sie sich in einen Kunden oder eine Kundin hinein und erklären Sie ein Thema so anschaulich wie möglich. Streichen Sie den Nutzen für Ihre KundInnen in einfachen Worten heraus. Ein solches Gesprächsklima bringt neue Erfolge.

Denn je einfacher und lebensnaher Sie Ihre Kommunikation gestalten, desto mehr servicieren Sie Ihre KundInnen. Dadurch gewinnen Sie zusätzliches Vertrauen und geben Sicherheit. Knüpfen Sie an deren Lebenswelten an. Suchen Sie nach Beispielen aus deren Alltag.

Eine leicht verständliche Sprache spielt eine große Rolle auf dem Weg zu zufriedenen KundInnen. Bedenken Sie: Wer zufrieden ist und sich verstanden fühlt, wird gerne eine Weiterempfehlung aussprechen. An dieser Stelle daher einige einfache Tipps, wie Sie Ihre Kundenkommunikation vereinfachen.

Vier Tipps für Ihre Kundenkommunikation

Ihre KundInnen sitzen manchmal mit rauchenden Köpfen bei einem Meeting mit Ihnen oder stellen immer wieder dieselben Fragen? Hier einige praktische Tipps für erfolgreiche und leicht verständliche Beratungsgespräche. Die folgenden vier Tipps für Ihre Kundenkommunikation beziehen sich auf das Verständlichkeitsmodell von Langer, Schulz von Thun und Tausch.

  1. Einfachheit: Streichen Sie Fachbegriffe und komplizierte Sätze aus Ihren Texten. Geläufige Wörter und kurze Sätze helfen zu verstehen. Bevorzugen Sie aktive Formulierungen. Setzen Sie positive Formulierungen und streichen Sie „nicht“ aus Ihrem Wortschatz. Verzichten Sie auf zu viele Hauptwörter (Nominalstil). Vermeiden Sie Füllwörter wie „aber“, „nun“, usw. Drücken Sie sich konkret aus, ohne „können“, „sollen“, „wollen“. Studien zeigen, dass wir so sprechen und schreiben sollten, dass es auch ein 12-jähriges Kind versteht.
  2. Gliederung/Ordnung: Strukturieren Sie, wo es Sinn macht. Z. B. mit Überschriften, Zwischenüberschriften, Hervorhebungen oder Aufzählungspunkten. Fassen Sie das Wichtigste in wenigen Worten zusammen. Folgen Sie immer einem sichtbaren „roten Faden“. Senden Sie nach einem Gespräch ein Protokoll zu. Ordnung und Gliederung erhöhen die Verständlichkeit. 
  3. Kürze/Prägnanz: Halten Sie sich kurz und prägnant. Ausschweifende Erklärungen ermüden. Viel wichtiger ist es, die Kernpunkte darzustellen und Fragen zuzulassen. Versuchen Sie, Sätze mit wenigen Worten zu bilden. Machen Sie öfters einen Punkt. Aber Achtung: Ihnen vertraute Abkürzungen sind nicht automatisch leicht verständlich.
  4. Anregende Zusätze: Verwenden Sie anschauliche Beispiele. Erzählen Sie Geschichten, die Ihre KundInnen nachvollziehen können. Z. B. vom Kunden X, dessen Lebenssituation, Entscheidungen und Erfolge. Eine lebendige und bildhafte Sprache erhöht das Verständnis. Bauen Sie Fotos, Links oder Videos mit ein.

Fazit

Mit einer einfachen Sprache punkten Sie bei Ihren KundInnen. Wer alles versteht, fasst mehr Vertrauen. Wer ohne einen „Dolmetschen“ auskommt, fragt weniger nach. Um verständlich zu kommunizieren, ist ein Blick über den Tellerrand hinaus notwendig.

Verbreiten Sie Klarheit und kommunizieren Sie in der Sprache Ihrer KundInnen. Reduzieren Sie komplexe Sachverhalte und erklären Sie diese einfach. Lassen Sie vorerst Details beiseite und setzen Sie Wissen nicht voraus. Versuchen Sie, sich in Ihre KundInnen hineinzuversetzen, an deren Lebenswelten anzuknüpfen und Sie werden erfolgreicher kommunizieren. 

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