Pressearbeit für Unternehmen

Seit Jahren melden Agenturen: Presse- oder Medienarbeit für Ein-Personen-Unternehmen (EPU) und Klein- und Mittelbetriebe (KMU) wird immer schwieriger. Daher empfehle ich Pressearbeit nur bedingt. Oftmals stehen wichtigere Marketing-Maßnahmen am Plan wie:

• die Positionierung am Markt inkl. Schärfen des Firmenprofils
• die Website auf Vordermann bringen, Stichwort „Responsive Design und Suchmaschinen-Optimierung (SEO)„
• professionelle Werbemittel erstellen (Visitenkarten, Folder, usw.)
• Maßnahmen für Stammkunden/-kundinnen setzen, usw.

Bekanntheit erhöhen, Image aufbauen

Wie Pressearbeit angehen?

Zuerst einmal stehen im Mittelpunkt jeder Maßnahme eine Zieldefinition und das Umschreiben der Zielgruppe(n). Beantworten Sie sich daher folgende Fragen:

• Welches Thema möchten Sie an die Öffentlichkeit bringen?
• Wie verpacken Sie dieses in eine spannende Geschichte?
• Welche Medien sind passend?
• Welches Auditorium könnte mein Thema interessieren?
• Welches Ergebnis wäre ein Erfolg für Sie?
• Welche PR-Strategie wählen Sie für dieses bzw. das nächste Jahr?

Effektive Medienarbeit funktioniert nur mit den entsprechenden Ressourcen (Zeit, Know-how, Budget) und für interessante Themen. Hier gilt wie bei allen Newslettern: Wenn Sie nichts zu erzählen haben, lassen Sie es besser. Presse- bzw. Medienarbeit kann nicht nebenbei und ohne professionellen Hintergrund erfolgreich gemacht werden.

Wie kontaktieren Sie die Redaktionen?

Maßnahmen der Medienarbeit sind z. B. Presseaussendungen und -konferenzen, Interviews, Hintergrundgespräche, Pressereisen, usw.). Heutzutage gelten Pressekonferenzen als aufwendig und teuer. Sie sind nur bei spannenden Themen sinnvoll, am besten garniert mit Goodies für die einzelnen journalistisch tätigen Personen. Da diese immer weniger Zeit haben, wählen sie Termine genau aus.

Ein EPU oder KMU wird Medienschaffende eher zu einem spannenden Event einladen: z. B. damit sie wichtige Teilnehmende vor Ort treffen, einen spannenden Vortrag als Recherchehilfe hören oder ein Produkt bzw. eine Dienstleistung erlebnisreich kennenlernen.

Besonders bei Interviews – auch telefonischen – macht ein Beantworten von Fragen Sinn. Nur Botschaften anbringen zu wollen, hält Medienschaffende davon ab, ein Thema zu bringen.

Wie Botschaften in Presseaussendungen verpacken?

Medienaussendungen bedürfen einer bestimmten Form, damit sie für Medien nützlich sind. Sie sollten gut strukturiert sein und ungefähr ein bis zwei A4-Seiten umfassen. Der Aufbau:

• aussagekräftige Headline mit Kernbotschaft, evtl. ergänzende Subline
• Teaser bzw. Einstieg: Kurzfassung des Themas. Ich empfehle hier, eine Gestaltung als Kurzmeldung mit allen relevanten Antworten auf die wichtigsten Fragen (wer, wie, was, wann, wo, wozu)
• Fließtext: ausführlichere Darstellung und längeres Beantworten der W-Fragen, gut strukturiert mit Zwischenüberschriften
• kurze Firmenbeschreibung mit Kontaktdaten inkl. der zuständigen Person
• evtl. kurze Zusammenfassung mit Links zu weiterführenden Informationen oder Hintergründen

Beim Versenden des Textes achten Sie unbedingt auf einen aussagekräftigen Betreff. Das Thema sollte gleich neugierig machen. Ich versende an die Medien per E-Mail und stelle den Text gleich in die E-Mail!

Fotos (Web-/Druckqualität) und weiterführende Unterlagen laden Sie am besten in einen Bereich (Pressecorner) auf Ihrer Webseite hoch. In der Aussendung setzen Sie einen Link darauf. Achten Sie bei den Fotos auf einen hellen, neutralen Hintergrund. Dezent platzierte Logos im Hintergrund werden oft mit verbreitet.

Presseaussendungen an wen und wann senden?

Beim Medienverteiler (Liste Ihrer Medienkontakte) zählt Qualität und Aktualität. D. h. lieber weniger und aktuelle Kontakte beschicken, als an alle möglichen Redaktionen auszusenden. Der Medienverteiler sollte vor jeder Aussendung aktualisiert werden. Ein Weg, die passenden Ansprechpersonen zu finden, führt über eine Recherche im Internet, in Pressedatenbanken oder einen Anruf im Redaktionssekretariat. Tipp: Über LinkedIn ist eine Kontaktaufnahme einfach möglich. Genauso können Sie Zeitungen, Zeitschriften bzw. Radio- und Fernseh-Sendungen beobachten und so einen geeigneten Medienverteiler aufbauen. Hilfreich ist es, persönliche Kontakte aufzubauen.

Was Medienschaffende weniger goutieren, ist das Nachfragen, ob die Aussendung angekommen sei oder ob der Journalist/die Journalistin zu Ihrer Veranstaltung kommt. Die No-Go-Frage schlechthin laute: „Werden Sie darüber berichten?“ Um Anmeldungen zu erhalten, kann z. B. eine Erinnerungsmail gesendet werden.

Wie in jeder Beziehung macht es Sinn, Medienschaffende nach ihren Vorlieben zu fragen: wann sie Informationen am liebsten erhalten und in welcher Form. Der richtige Versandzeitpunkt hat einen großen Einfluss auf das Wahrnehmen Ihrer Presseaussendung. Meine Empfehlung: Montag bis Donnerstag, zwischen 9.00 und 12.00 Uhr. Nicht am Nachmittag, abends oder in der Nacht.

7 Tipps für erfolgreiche Presseaussendungen

Pressearbeit ist für EPU und KMU eine Möglichkeit, Präsenz zu zeigen, ins Gespräch zu kommen, das Image aufzubauen und Bekanntheit zu erreichen. Redaktionelle Beiträge erscheinen glaubwürdiger als Werbung in Form von Anzeigen oder Advertorials. Daher macht Pressearbeit immer noch Sinn. Beachten Sie folgende 7 Tipps für Presseaussendungen:

1. Senden Sie einen Pressetext nur aus, wenn Sie Spannendes zu berichten haben
2. Aktualisieren Sie den Medienverteiler laufend und wählen Sie Medien passend zum Thema aus
3. Strukturieren Sie den Pressetext mit einem Einstieg (Lead), der bereits die wichtigsten Informationen enthält
4. Versenden Sie am Vormittag
5. Schicken Sie Ihre Presseaussendung als E-Mail
6. Verlinken Sie in der Aussendung auf gut aufbereitete Informationen (Fact Sheets) und ein druckfertige Fotos
7. Verzichten Sie – gilt für die meisten Fälle – nach der Aussendung auf ein Nachrufen bei Journalisten/Journalistinnen